Retención en la fuente en Colombia: guía práctica

La retención es un sistema de recaudo anticipado: quien te paga descuenta una fracción del pago, la consigna a la DIAN a tu nombre y tú la usas como abono cuando declaras renta. Si en el año te retuvieron más de lo que finalmente debes, el excedente es un saldo a favor; si te retuvieron menos, pagas la diferencia.

Un ejemplo con cifras redondas: te pagan $3.000.000 de honorarios y el pagador aplica una tarifa del 10 %. Te consigna $2.700.000 y envía $300.000 a la DIAN. Esos $300.000 no son un gasto tuyo: quedan registrados como retención a tu favor, y se acumulan durante el año.

Existen también retenciones de IVA y de ICA, con reglas propias. Esta guía se concentra en la retención a título de renta.

Los agentes de retención (art. 368 del Estatuto Tributario) son las entidades públicas, las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las personas naturales que, por su nivel de ingresos o patrimonio en el año anterior, superan ciertos topes expresados en UVT. Un profesional independiente pequeño normalmente no retiene; una empresa casi siempre sí.

La retención se practica en el momento del pago o del abono en cuenta, lo que ocurra primero. Eso importa porque el hecho generador no es que la factura se pague: si el pagador la contabiliza como cuenta por pagar, la retención ya puede estar causada.

La tarifa depende del concepto del pago y, en varios casos, de si el beneficiario es o no declarante de renta y del tipo de persona o del valor del contrato. Por eso no existe «el porcentaje de retención»: hay una tarifa por concepto, y cambia con decretos.

La calculadora de retención del sitio precarga estas referencias, que sirven como punto de partida y deben validarse contra el decreto vigente y tu caso antes de aplicarlas:

Para casi todos los conceptos la retención solo se practica si el pago supera una base mínima, expresada en UVT. La UVT de 2026 es $52.374, fijada por la Resolución DIAN 000238 de 2025, y reemplaza a la de 2025 ($49.799). Como la UVT sube cada año, el mismo pago puede quedar por encima de la base un año y por debajo al siguiente.

La conversión es una multiplicación: si un concepto tiene una base mínima de 4 UVT, en 2026 equivale a $209.496. Cuando el pago cae por debajo de esa base, no hay retención; cuando la supera, la tarifa se aplica sobre todo el pago, no solo sobre el exceso. Consulta en la norma el mínimo exacto de cada concepto, porque las bases varían y pueden modificarse.

Cuando quien recibe el pago es una persona natural que presta servicios personales o recibe salarios, en general no se usa una tarifa fija sino la tabla del art. 383, con tramos marginales en UVT. Para honorarios y servicios, aplica a personas naturales que, entre otras condiciones, no tengan dos o más trabajadores vinculados a la actividad. Antes de aplicarla, el pagador depura la base: resta los aportes obligatorios y, si procede, la renta exenta y las deducciones permitidas (art. 388).

Así se ve la tabla en pesos de 2026. Cada tramo grava solo el exceso sobre su piso y suma el acumulado anterior:

Un contratista con honorarios de $10.000.000 mensuales cotiza sobre un IBC de $4.000.000 (40 % del contrato): salud de $500.000 y pensión de $640.000. La base depurada queda en $8.860.000. Si además aplica la renta exenta del 25 % ($2.215.000), la base gravable es $6.645.000, es decir, 126,88 UVT.

En la tabla, eso da (126,88 − 95) × 19 % = 6,06 UVT: una retención de $317.199 al mes. En cambio, si el pagador aplica una tarifa fija del 10 % sobre el pago, la retención sería $1.000.000. Sin la renta exenta, la tabla daría $804.832. Tres números distintos para el mismo pago: por eso el contratista debe preguntar qué método le aplicarán, y el pagador debe poder justificarlo con la documentación que recibió.

Todo agente de retención debe entregar cada año un certificado de ingresos y retenciones a quien le practicó (art. 381 del Estatuto Tributario). Es el documento que respalda tu descuento al declarar renta: guárdalo, y si no llega, reclámalo por escrito.

El pagador declara y paga lo retenido cada mes en el formulario 350. La fecha cae en el mes siguiente al del periodo y depende del último dígito del NIT (sin el dígito de verificación) y de un calendario que la DIAN fija por decreto, con un día distinto cada mes: no hay una fecha universal. La calculadora del sitio muestra la fecha según el calendario de 2026, mes y dígito; aun así, la que rige es la publicada por la DIAN, y conviene confirmarla ahí. Una declaración de retención sin pago puede considerarse ineficaz (art. 580-1), con lo que se pierde el efecto de haberla presentado.

Las empresas con obligación de autorretención especial de renta (Decreto 2201 de 2016) se retienen a sí mismas un porcentaje de sus ingresos, con tarifa que depende de la actividad económica, y lo incluyen en el mismo formulario. La herramienta permite elegir una de las tarifas de referencia; confirma cuál corresponde a tu actividad antes de declarar.

Al declarar renta, sumas las retenciones certificadas del año y las restas del impuesto a cargo. Supongamos que en doce meses te retuvieron $300.000 al mes, es decir, $3.600.000, y tu impuesto del año resulta de $2.500.000: tienes un saldo a favor de $1.100.000, que puedes solicitar en devolución o compensación. Si el impuesto hubiera sido de $4.000.000, pagarías $400.000.

Estás obligado a declarar si superas ciertos topes, entre ellos ingresos brutos por 1.400 UVT ($73.323.600 con la UVT de 2026) o patrimonio bruto por 4.500 UVT ($235.683.000), aunque hay otros criterios. Si no estás obligado pero te retuvieron de más, consulta con un contador si te conviene presentar la declaración para reclamar el saldo.

Esta guía es información orientativa. Las tarifas, bases y fechas cambian por decreto, y cada caso tiene matices; para tu situación concreta consulta a un contador.